La collecte des données personnelles est devenue incontournable à l’ère du numérique. Qu’il s’agisse de cibler vos campagnes marketing ou simplement d’améliorer l’expérience utilisateur, ces précieuses informations sont au cœur de nombreuses stratégies. Cependant, en vertu du RGPD, leur traitement est hautement réglementé. Le moindre faux pas peut vous exposer à de lourdes sanctions et ternir votre réputation.
Dans cet article, nous allons passer en revue les 7 erreurs les plus courantes à éviter lors de la collecte de données personnelles. En les anticipant, vous garantissez le respect total de ce pilier de la conformité RGPD.
1. Ne pas obtenir de consentement explicite
La collecte de données personnelles nécessite le consentement explicite et éclairé des utilisateurs concernés. Malheureusement, nombreuses sont les entreprises qui omettent cette étape cruciale ou se contentent d’une validation ambiguë. Pourtant, selon l’article 7 du RGPD, le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque.
Autrement dit, les utilisateurs doivent comprendre précisément à quoi ils consentent et l’exprimer par un acte positif clair. Les cases à cocher pré-validées, options par défaut ou autres subterfuges sont à bannir. Vous devez leur laisser le choix d’accepter ou de refuser la collecte et l’utilisation de leurs informations personnelles.
Le RGPD parle alors de consentement granulaire. Il faut le voir comme un contrat sur mesure dont chaque ligne peut faire l’objet d’un accord distinct. Ainsi, en détaillant chaque finalité de traitement et en requérant une validation distincte, vous respecterez pleinement l’esprit du règlement. En cas de doute, consultez notre guide détaillé sur les règles fondamentales du RGPD qui détaille le consentement marketing.
2. Ignorer les droits des utilisateurs
Recueillir des données en bonne et due forme est une chose. En assurer un traitement responsable et transparent en est une autre. Ainsi, informer les personnes concernées de leurs droits doit faire partie intégrante de votre démarche RGPD.
Selon les articles 12 à 22 du règlement, chacun peut accéder aux données le concernant, en obtenir copie, rectification ou effacement. Le droit à la portabilité et à la limitation des traitements sont aussi prévus par le texte. Enfin, il est possible de définir des directives post-mortem. Autant de prérogatives qu’il convient de présenter clairement dès la collecte des informations.
Pour ce faire, une politique de confidentialité exhaustive et à jour est indispensable. Ne vous contentez pas de la reléguer dans les tréfonds de votre site. Au contraire, mettez-la systématiquement en avant lors de la saisie de données personnelles. Une mention dans les emails transactionnels ou sur vos formulaires sera également bienvenue.
En cas de doute, consultez notre dossier sur les droits utilisateurs en data marketing.
3. Ne pas clarifier l’utilisation des cookies
Les cookies font partie intégrante de l’arsenal technique de tout site web. Cependant, leur utilisation est hautement encadrée par la CNIL et le RGPD. Avant d’en déployer, vous devez absolument recueillir le consentement éclairé de vos utilisateurs.
Pour chaque type de cookie, il convient de préciser :
- Le ou les objectifs poursuivis
- Leur origine (1ère ou 3ème partie)
- Leur durée de conservation
- Les conséquences d’un refus ou d’une suppression
Ces informations doivent être présentées de manière visible via un bandeau cookie configurable. Elles trouveront aussi naturellement leur place au sein de votre politique de confidentialité. En clarifiant par avance l’utilisation de vos cookies, vous préviendrez efficacement tout litige. Surtout, vous donnerez aux internautes les clés pour contrôler leurs données. De quoi asseoir votre posture de confiance.
4. Manquer de documentation RGPD accessible
Le RGPD impose la rédaction d’une documentation interne sur vos traitements de données. Celle-ci doit couvrir l’ensemble de vos activités de collecte, stockage, utilisation et partage d’informations personnelles.
Concrètement, elle doit préciser :
- Les finalités poursuivies
- Les bases légales applicables
- Les catégories de données traitées
- Leurs durées de conservation
- Les mesures de sécurité mises en œuvre
- Les sous-traitants éventuellement mobilisés
Bien qu’à usage interne, ce document doit être mis à disposition de la CNIL sur demande. Or de nombreuses entreprises négligent de le rédiger ou peinent à le tenir à jour. Pourtant, son existence est le garant de votre conformité. Alors prenez le temps de le bâtir consciencieusement !
5. Configuration incorrecte des bandeaux cookies
Les bandeaux cookies sont devenus incontournables depuis l’entrée en vigueur du RGPD. Or, entre versions minimalistes et acceptations par défaut, les mauvaises pratiques pullulent. Pourtant, une configuration appropriée de ces bannières est indispensable pour recueillir un consentement valide.
Un bandeau cookie conforme doit :
- Être visible immédiatement à l’arrivée sur le site
- Présenter les différents types de cookies utilisés
- Permettre une acceptation ou un refus spécifique pour chacun d’eux
- Rester accessible pendant toute la navigation pour modifier les choix
- Indiquer les conséquences d’un refus sur l’expérience utilisateur
En somme, le bandeau doit permettre un consentement éclairé et actif pour des catégories de cookies parfaitement distinctes. Si ce n’est pas le cas, il est impératif de revoir sa conception.
6. Sous-estimer la sécurité des données collectées
La protection des données reposant sur deux piliers indissociables : la conformité et la sécurité. Certes, les principes évoqués plus haut garantissent le respect des textes. Mais ce serait peine perdue sans mesures de sécurité dimensionnées aux risques.
À ce titre, le RGPD impose de prendre toutes précautions utiles au regard des risques présentés par vos traitements. Cela couvre aussi bien la sécurité technique (pare-feu, antivirus, chiffrement…) qu’organisationnelle (politiques internes, habilitations…). Bien évidemment, plus les données sont sensibles, plus les garanties doivent être élevées.
7. Négliger la vérification périodique et la mise à jour du RGPD
Le RGPD n’est pas un processus ponctuel, mais une démarche continue d’amélioration. Les traitements évoluent, de même que les risques, les réglementations et les recommandations de la CNIL. Dès lors, une veille juridique et technique régulière est indispensable.
Concrètement, il est essentiel de :
- Réévaluer annuellement vos traitements
- Adapter vos procédures internes et vos documents contractuels
- Maintenir à jour vos politiques de confidentialité
- Revoir l’information délivrée aux personnes
- Vérifier la conformité de vos prestataires
- Contrôler la cohérence de vos bases de données
- Réaliser des analyses d’impact pour tout changement majeur
Bien entendu, toutes ces actions doivent être tracées dans votre documentation RGPD. En cas de contrôle de la CNIL, elles témoigneront de votre vigilance.
En conclusion
La collecte des données personnelles s’accompagne de nombreuses responsabilités. En plus du respect scrupuleux des textes, vous devez adopter une posture éthique et transparente. Même avec les meilleures intentions du monde, les écueils sont nombreux. Toutefois, en anticpant les 7 erreurs majeures présentées ici, vous minimiserez grandement les risques.
Chez Datatomic, la protection des données et le respect de la vie privée sont au cœur de nos préoccupations. Découvrez comment notre solution vous accompagne vers une collecte et une gestion des données personnelles parfaitement conformes et sécurisées. Nous mettons à votre disposition toute notre expertise pour faire de vos données clients un atout de croissance dans le plus strict respect du RGPD.
– Datatomic
